進銷存管理

如何管理進銷存流程?一篇讀懂進銷存基本概念、管理方法與適用業態

在零售業中,進銷存管理是至關重要的營運流程之一。有效的進銷存流程不僅可以提高庫存管理效率,還能夠降低庫存成本,提升客戶滿意度,並最終增強企業的競爭力。本文將探討進銷存流程的基本概念、方法和重要性,以及具體的管理方法和適用業態。

進銷存流程是什麼?

進銷存流程(也稱為進貨、銷售和庫存管理流程)是企業中極其重要的營運流程之一,主要用於管理產品的進出和庫存的監控。這個流程涉及到許多部門,包括採購、庫存管理、銷售等,其目的是確保企業有足夠的庫存以滿足客戶需求,同時最大程度地降低庫存成本和庫存過剩的風險。

以下是進銷存的基本概念及整體流程:

進銷存流程步驟1:進貨

  • 採購需求產生:基於庫存水平、銷售預測等因素,生成進貨需求。
  • 採購訂單發送:將進貨需求轉化為採購訂單,發送給供應商。
  • 收貨與驗收:收到貨物後,進行驗收確認貨物品質和數量是否符合訂單。

進銷存流程步驟2:庫存管理

  • 入庫:透過收貨流程將貨物入庫,並更新庫存系統。
  • 庫存監控:定期監控庫存水平,進行庫存調整和優化。

進銷存

進銷存流程步驟3:銷售

  • 接收訂單:接收客戶訂單,確認產品和數量。
  • 出庫:從庫存中挑選出符合訂單的貨物,進行出庫作業。
  • 發貨:將貨物交付給物流進行商品配送。

進銷存

進銷存流程步驟4:庫存調整

  • 退貨處理:處理客戶退貨,重新入庫或者進行資產處理。
  • 庫存盤點:定期進行庫存盤點,確保庫存數據準確。

進銷存流程步驟5:報表生成

  • 生成進銷存相關報表,包括庫存周轉率、庫存成本等。

一張圖看懂進銷存流程

流程 內容 流程內容說明
1 採購需求產生 基於庫存水平、銷售預測等因素,生成進貨需求。
2 採購訂單發送 將進貨需求轉化為採購訂單,發送給供應商。
3 收貨與驗收 收到貨物後,進行驗收確認貨物品質和數量是否符合訂單。
4 入庫 通過收貨流程將貨物入庫,並更新庫存系統。
5 接收訂單 接收客戶訂單,確認產品和數量。
6 出庫 從庫存中挑選出符合訂單的貨物,進行出庫作業。
7 發貨 將貨物交付給物流進行配送。
8 退貨處理 處理客戶退貨,重新入庫或者進行資產處理。
9 庫存盤點 定期進行庫存盤點,確保庫存數據準確。
10 報表生成 生成進銷存相關報表,包括庫存周轉率、庫存成本等。

為什麼進銷存管理很重要?

進銷存管理在零售業中扮演著至關重要的角色,它不僅影響著業務營運的效率,還直接影響著客戶體驗和業務的盈利能力。以下分享進銷存管理何以重要的三大原因,以及對零售品牌的影響:

進銷存管理的重要性1:避免缺貨、超賣的狀況

進銷存管理能夠幫助零售商更好地預測和管理庫存需求。舉例來說,假設某家零售品牌在母親節活動期間銷售增加,而如果進銷存管理系統能夠準確預測需求,該店就可以提前調整庫存,避免因缺貨而損失銷售機會。同時,系統也能防止超賣情況的發生,確保不會銷售超過庫存量的商品。

進銷存

進銷存管理的重要性2:了解公司貨物狀況

進銷存管理系統可以幫助零售商家即時了解庫存狀況,並追蹤每件商品的庫存水平和銷售速度。舉例來說,當某件商品庫存過剩時,可以舉辦促銷活動或折扣來清理庫存;當某件商品銷售速度較快時,則可以及時補充庫存,以滿足市場需求。

進銷存管理的重要性3:避免出錯

進銷存管理系統可以減少人為錯誤,提高工作效率。舉例來說,當有新的進貨訂單時,系統可以自動生成訂單並發送給供應商,減少人為錯誤的可能性。同時,當出貨時,系統可以自動比對訂單和貨物,減少出錯貨的風險,提高客戶滿意度。

7個管理進銷存的具體方法

在管理進銷存過程中,有許多具體方法可以幫助企業優化庫存管理、提高效率並降低成本。以下是幾種常見的方法與適用情況:

管理進銷存的具體方法1:ABC分析

ABC分析法是根據商品的重要性將庫存劃分為A、B、C三個類別。A類商品通常是銷售量較大但種類較少的商品,B類商品處於中等水平,而C類商品是種類多但銷售量較少的商品。透過ABC分析法,能幫助零售商家將更多的注意力放在重要性較高的商品上。

適用情況:適用於任何有庫存的企業,特別是對於產品種類多、銷售量不均勻的零售業。

舉例:一家超市根據ABC分析將庫存分為A、B、C三類。例如,A類商品可能是高銷量的主要商品,如食品;B類商品可能是中等銷量的商品,如日用品;而C類商品可能是低銷量但必需的商品,如清潔用品。

管理進銷存的具體方法2:Just-In-Time(JIT

JIT是一種庫存管理方法,目的是在需要時再提供所需的庫存,而不是事先存儲大量庫存。這有助於減少庫存持有成本,提高運營效率,但需要高度協同的供應鏈。

適用情況:適用於需要高度協同的供應鏈和較穩定需求的製造業企業。

舉例:製造業公司使用 JIT 方法,當客戶下訂單後,即開始生產相應的產品,以減少庫存和減少生產周期。

管理進銷存的具體方法3:週期性盤點

定期進行庫存盤點,確保庫存記錄和實際庫存保持一致,這有助於減少庫存錯誤,提高數據的準確性。

適用情況:適用於任何有庫存的企業,有助於確保庫存數據的準確性。

舉例:一家零售連鎖店每季度進行庫存盤點,以確保庫存記錄和實際庫存保持一致。

管理進銷存的具體方法4:安全庫存

設定一個安全庫存水平,以應對不可預測的需求變化或供應鏈問題,這有助於減少缺貨風險。

管理進銷存的具體方法5:EOQ模型

EOQ(Economic Order Quantity,經濟訂購量)模型是透過平衡訂購成本和庫存持有成本,來確定最經濟的訂購量,這有助於減少總體成本。

管理進銷存的具體方法6:多供應商管理

降低依賴單一供應商的風險,同時確保穩定的供應,可以考慮與多個供應商建立合作關係。

管理進銷存的具體方法7:合理的退貨政策

建立合理的退貨政策,以減少過量庫存和損失,同時提高顧客滿意度。

當今企業管理進銷存流程的挑戰與因應對策

當今,企業管理進銷存流程面臨著多重挑戰,這些挑戰源於市場趨勢、科技的進步和全球化等因素。

首先,全球化使供應鏈變得更加複雜和跨國化,但也增加了供應鏈的脆弱性。突發事件如疫情、自然災害或政治不穩定性可能導致供應鏈中斷,提升對進銷存管理的難度。

其次,市場需求的快速變化是另一個挑戰。消費者對產品的需求變化迅速,這要求企業需要更靈活地調整生產和庫存策略,以滿足市場需求,避免庫存過剩或缺貨的情況發生。

另外,隨著社會對環境保護和社會責任的關注增加,企業需要考慮產品的可持續性和環境影響,這可能導致產品設計和供應鏈配置的調整,進而對進銷存流程帶來挑戰。

面對這些挑戰,企業需要採取相應的措施來應對,包括建立數據分析應用能力以優化商業決策、與供應鏈建立更緊密的合作關係、推動進銷存管理系統的數數位化與智能化,另外也需要制定風險管理計劃,以因應各種突發的市場變化。

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