經理人｜發布日期 2022年10月18日
未來商務｜發布日期 2022年10月18日
開店平台業者CYBERBIZ導入FlexAccount財務管理系統，提昇財務管理作業的效率，並藉由數據輔助，精準描繪出公司未來發展方向。
隨著零接觸經濟當道，越來越多企業投入電商領域，不只是在大型電商平台開店，更多企業選擇同步架設銷售官網，以便蒐集數據為顧客提供更好的服務，而成軍不到10年、合作品牌數已累積超過3.5萬個的開店平台業者CYBERBIZ，是許多零售業者跨足線上通路的第一選擇，隨著業務規模快速成長，CYBERBIZ決定導入FlexAccount財務管理系統，提昇財務管理作業的效率，並藉由數據輔助，精準描繪出公司未來發展方向。
CYBERBIZ提供從線下到線上的一站式服務
CYBERBIZ執行長蘇基明表示，公司從成立的第一天起，就明確定下協助企業數位轉型的目標，並以此目標為核心發展出建置品牌官網、智慧倉儲管理系統及智能POS三大解決方案，為零售業者提供從線下到線上全面數位化的一站式服務。
蘇基明進一步說明，這三大解決方案是零售業營運的三個核心，CYBERBIZ希望站在系統開發商的角色，讓這三方的數據能有更好的整合，進而協助零售業者增加營收、降低營運成本。
舉例來說，品牌官網與智能POS數據整合，可以朝OMO（Online Merge Offline）模式發展，提供會員線上線下跨通路累積紅利點數、取貨等服務，又如倉儲管理系統與品牌官網後台數據整合，在訂單成立前，品牌官網可以先詢問倉儲管理系統是否還有貨，既省下人工作業時間，還能避免超賣或資金被積壓的風險。
在這三大核心業務外，CYBERBIZ亦看好跨境電商浪潮，於2021年開創海外事業部CYBERBIZ GLOBAL，與Amazon全球開店、DHL國際快遞（DHL Express）等業者合作，提供金物流等全方位解決方案，要協助台灣品牌以跨境電商的模式進軍海外市場。
傳統ERP未考量電商產業特性，增加財務人員工作負擔
「隨著CYBERBIZ市場規模與業務類型的快速擴張，快速且準確的彙整財務數據，即時產製相關報表，將變得越來越重要，」蘇基明認為，現今已是數據管理的年代，財務報表與管理報表，是定調CYBERBIZ未來發展方向及制定決策時的重要依據，但過往使用的財會軟體不符合CYBERBIZ作業流程，導致財務人員要花很多時間處理繁雜瑣事，因此決定更換成FlexAccount財務管理系統，讓更多財會作業可以自動化完成，全面提昇財務管理的作業效率。
CYBERBIZ財務經理林思誼指出，CYBERBIZ的開店平台解決方案包含金流服務，因此，很多商家透過CYBERBIZ平台開發票，每個月需要處理的發票資料超過13萬筆，傳票也超過8千筆，不太可能用人工切帳的方式來處理，但目前市面上的ERP系統大多無法符合CYBERBIZ自動化作業的需求，只有FlexAccount財務管理系統可以將前端系統資料用大批匯入的方式，整合CYBERBIZ的發票與傳票資料，減少大量人工登打的作業時間。
FlexSystem台灣區業務暨行銷經理簡子函進一步說明，台灣很多企業使用ERP來處理財會作業，也有部分ERP可以將資料採用Excel匯入，但這些ERP在開發時，大多根據傳統產業使用需求來設計，藉由系統把「關」工作流程。
換句話說，每一個關卡就是一道作業程序，從訂單、出貨、開發票、應收帳款到總帳傳票，都是一關接著一關，不能少掉其中一道程序，但CYBERBIZ提供的是數位平台的方案，訂單與發票都已經在平台完成，沒有實體存貨也不需要出貨流程，如果使用傳統ERP就意味著財會人員得手動輸入訂單、發票，才能立應收帳款與總帳傳票，而CYBERBIZ每個月有10幾萬筆資料，要用傳統作法完成系統每一關流程顯得相當不合理也沒有效率。
三大原因，FlexSystem成最佳財務夥伴
也因此，CYBERBIZ決定更換成FlexAccount財務管理系統，一是因為系統架構相當彈性，可透過自定義的方式規劃CYBERBIZ產業特性立帳所需的欄位，不只可以批次將前端資料匯入，也不需要經過訂單、出貨等流程，就可以依照每一個對象別批次成立應收帳款與大批營業稅資料。
二是可以大批數據自動對帳，應收帳款立帳完成後，只要匯入沖帳資料，FlexAccount就可透過多種條件自動匹配立沖帳資料，例如：科目編號、文件編號、先入先出、參考編號等等，立即完成對帳作業。「從立帳到沖銷所有繁瑣作業，都可以交由系統自動化完成，讓CYBERBIZ財務同仁可以將時間花在更有價值的事情上，」林思誼說。
三為FlexAccount財務管理系統與EXCEL的整合度高，而EXCEL是財務人員最習慣使用的軟體，除了許多功能都可藉由EXCEL匯入之外，可藉由 Financial Information ON-line ( FION ) 的工具將FlexAccount資料庫數據與EXCEL即時整合，自動化產出各種多維度分析數據與管理報表，報表格式均可自行設計並隨時調整，讓財務同仁可以快速上手。
「不只是介面友善，FlexSystem專員其主動積極的服務態度，也降低系統學習過程中可能有的不適應問題，」林思誼強調，CYBERBIZ近幾年恰逢財務團隊在重新調整編製人力，而FlexSystem專員為了確保新進同仁使用順暢，主動成立LINE群組即時反應用戶問題、線上說明系統操作方式及進行視訊教學，讓新進財務人員可以更快上手。
其中，最令林思誼印象深刻的是，FlexSystem專員的專業能力。他分享某次向FlexSystem專員口頭表示，希望新增報表在系統中，沒想到FlexSystem專員就能在短時間不客製化的情況下，立即更新相應規格，快速完成需求。
持續啟用不同功能模組，善用多維度分析數據幫助管理階層制定精準決策、擴大市場版圖
除了處理台灣帳務外，CYBERBIZ也使用FlexAccount財務管理系統處理美國子公司的帳務。林思誼表示，FlexAccount可以產出英文財務報表、設定符合美國帳務處理需要的會計科目與管理參數等，讓台灣總公司財務人員可以輕鬆處理美國子公司的財務作業。
整體而言，CYBERBIZ目前已使用的功能模組有總帳、應收帳款、應付帳款、營業稅申報、多公司與多幣別管理，但FlexAccount財務管理系統內建其實還有很多實用的功能模組，例如：多公司合併報表、預算管理、信貸限額、多維度分析報表、公司間往來帳、成本中心分攤等，林思誼正規劃分階段啟用，希望善用FlexAccount成熟與靈活的系統架構，幫助財務人員節省作業程序，自動化產出更多符合管理階層需要的分析報表，協助高層快速做出精準決策，持續擴大CYBERBIZ在電商市場的版圖。
［本文由經理人整合行銷部與FlexSystem共同製作］
